990 timer frigivet: Sådan sparer Ballerup Kommune 1,2 time pr. henvisning

Manuel fakturering og siloopdelt leverandørstyring

Ballerup Kommune samarbejder med en bred vifte af private og selvejende leverandører på tværs af beskæftigelse, socialområdet og sundhed. Håndteringen af bestillinger, opfølgning, kommunikation og fakturering foregik manuelt og i siloopdelte systemer. Sagsbehandlere brugte mellem 30 og 60 minutter dagligt på journalisering og administration — tid der burde gå til borgerkontakt og faglig indsats. Økonomimedarbejderne modtog og behandlede manuelt hundredvis af fakturaer om måneden med tilhørende kontering, kontrol og afstemning. Der var ingen samlet digital løsning der bandt leverandør, borger, fagsystem og økonomi sammen.

“Vi er glade for at have fået rullet Leverandør Platformen ud i vores organisation. Leverandør Platformen skal fjerne administrative processer, så vi kan bruge mere tid på kerneopgaven. At strømline og IT-understøtte hele vores proces omkring vores Anden Aktører giver i vores optik super god mening.”

— Ballerup Kommune

Leverandør Platformen som digitalt styringscenter

Ballerup Kommune implementerede Leverandør Platformen som det centrale system til at samle hele leverandørprocessen — fra borgervisitation og bestilling til progressionsrapportering, fakturering og udbetaling. Løsningen blev implementeret med fokus på fire kerneområder:

• Omvendt fakturering: I stedet for at modtage og manuelt behandle fakturaer styrer kommunen nu selv udbetalingerne baseret på dokumenteret leverance. Leverandørerne logger ind og får udbetalt via direkte integration til kommunens økonomisystem.
• Automatisk journalisering: Al kommunikation og dokumentation knyttet til borgerens forløb journaliseres automatisk og overholder journal- og opbevaringspligt uden manuel indsats.
• Sikker kommunikation: Sagsbehandlere og leverandører kommunikerer sikkert om personfølsomme oplysninger direkte i platformen — knyttet til den konkrete bestilling.
• Økonomisk overblik: Ledelsen fik realtidsoverblik over forbrug på borger-, leverandør-, paragraf- og tilbudsniveau med fuld budgetopfølgning på tværs af finansår.

990 timers månedlig besparelse

Implementeringen af Leverandør Platformen har skabt dokumenterede og målbare resultater på tværs af hele organisationen. 60 sagsbehandlere sparer mellem 30 og 60 minutter dagligt på journalisering og administration — en samlet månedlig besparelse på 990 timer der nu bruges på kerneopgaven. Økonomimedarbejderne sparer minimum 3 minutter pr. faktura på kontering, kontrol, afstemning og udbetaling — 42 timers dokumenteret administrativ besparelse om måneden.

845 fakturaer håndteres hver måned via Leverandør Platformen. 4,7 millioner kroner afregnes månedligt gennem platformen med fuld sporbarhed og automatisk compliance i forhold til GDPR og opbevaringspligt. Data Protection Officer kan nu overholde compliance i forhold til borgerens data uden manuel indsats — og ledelsen har til enhver tid det overblik der skal til for at tage de rigtige beslutninger tidligt.