Aalborg Kommune automatiserer jobcenterets kalenderstyring for at sikre mere tid til borgeren

Tunge processer og låst planlægning

Før implementeringen af WorkForce Planner var hverdagen i Aalborg Kommunes jobcenter præget af omfattende manuel kalenderstyring og administrative opgaver, der stjal værdifuld tid fra den direkte borgerkontakt. Udfordringen var dobbelt: Rådgiverne manglede et effektivt overbliksværktøj, og borgerne oplevede en mangel på fleksibilitet, da de ikke selv havde indflydelse på deres mødetidspunkter. Samtidig var koordinering af komplekse fællessamtaler med eksterne samarbejdspartnere en ressourcekrævende proces, der ofte førte til unødig ventetid.

“Workforce Planner har bidraget til en lettere hverdag, hvor administrative opgaver er reduceret. Vi har især været glade for funktionen til fællessamtaler, som har bidraget til en smidigere proces internt og skabt stor tilfredshed hos borgerne.”

— Ann Mølgaard, IT- og faglig koordinator, Aalborg Kommune.

WorkForce Planner som digitalt fundament

Aalborg Kommune valgte WorkForce Planner som det centrale værktøj til at optimere deres sagsgange og borgerkontakt. Løsningen blev udrullet med fokus på fire kerneområder:

• Selvbooking: Borgerne fik mulighed for selv at vælge deres mødetidspunkter direkte online, hvilket øger engagementet i eget forløb.
• Automatiske påmindelser: Systemet sender automatisk SMS og e-mail adviseringer, hvilket har reduceret antallet af udeblivelser markant og sparet både tid og ressourcer.
• Koordinering af fællessamtaler: WFP gør det muligt at booke flere borgere og instanser på én gang uden manuel kalenderstyring, hvilket sikrer en helhedsorienteret tilgang til borgerens forløb.
• Digitalt check-in: En professionel modtagelse via digitalt check-in ved ankomst har yderligere strømlinet flowet på jobcentret og givet bedre overblik i realtid.

Sikker drift af borgerdata på Edora Cloud

Når et jobcenter ruller selvbooking, digitale check-in-skærme og komplekse fællessamtaler ud til borgerne, kræver det et kompromisløst og stabilt it-fundament. Derfor er WorkForce Planner forankret på Edora Cloud. For Aalborg Kommune betyder det 100 % dansk datasuverænitet, hvor alle følsomme oplysninger bliver trygt på dansk grund. Fordi infrastrukturen kører på Edoras eget lukkede backbone-netværk (ECC) – fuldstændig adskilt fra det offentlige internet – er borgernes data effektivt beskyttet mod udefrakommende trusler. Det giver kommunen en robust og uafhængig cloud-motor, der garanterer, at alt fra SMS-adviseringer til realtids-check-in fungerer lynhurtigt og fejlfrit hver eneste dag.

Mere velfærd gennem mindre administration

Implementeringen har resulteret i en mere effektiv og struktureret hverdag for medarbejderne. Ved at automatisere de administrative rutiner har rådgiverne fået frigivet ressourcer til at fokusere på deres egentlige kerneopgave: rådgivning og borgerkontakt.

Den øgede fleksibilitet har haft en direkte positiv indvirkning på borgertilfredsheden. Borgerne oplever mindre ventetid og en større grad af frihed i deres planlægning, hvilket har styrket deres motivation i beskæftigelsesforløbet. Casen fra Aalborg Kommune står i dag som et stærkt bevis på, hvordan WFP kan skabe gennemsigtighed, reducere spildtid og optimere sagsbehandlingen på tværs af hele organisatione