WorkForce Planner: Fra manuel administration til borgerfokus
Aalborg Kommune har transformeret deres beskæftigelsesindsats ved at erstatte tunge administrative processer med digital selvbetjening. Ved at implementere WorkForce Planner har kommunen givet rådgiverne deres tid tilbage og skabt en borgeroplevelse baseret på fleksibilitet og selvstændighed.
Tunge processer og låst planlægning
Før implementeringen af WorkForce Planner var hverdagen i Aalborg Kommunes jobcenter præget af omfattende manuel kalenderstyring og administrative opgaver, der stjal værdifuld tid fra den direkte borgerkontakt. Udfordringen var dobbelt: Rådgiverne manglede et effektivt overbliksværktøj, og borgerne oplevede en mangel på fleksibilitet, da de ikke selv havde indflydelse på deres mødetidspunkter. Samtidig var koordinering af komplekse fællessamtaler med eksterne samarbejdspartnere en ressourcekrævende proces, der ofte førte til unødig ventetid.
“Workforce Planner har bidraget til en lettere hverdag, hvor administrative opgaver er reduceret. Vi har især været glade for funktionen til fællessamtaler, som har bidraget til en smidigere proces internt og skabt stor tilfredshed hos borgerne.”
— Ann Mølgaard, IT- og faglig koordinator, Aalborg Kommune.
WorkForce Planner som digitalt fundament
Aalborg Kommune valgte WorkForce Planner som det centrale værktøj til at optimere deres sagsgange og borgerkontakt. Løsningen blev udrullet med fokus på fire kerneområder:
- Selvbooking: Borgerne fik mulighed for selv at vælge deres mødetidspunkter direkte online, hvilket øger engagementet i eget forløb.
- Automatiske påmindelser: Systemet sender automatisk SMS og e-mail adviseringer, hvilket har reduceret antallet af udeblivelser markant og sparet både tid og ressourcer.
- Koordinering af fællessamtaler: WFP gør det muligt at booke flere borgere og instanser på én gang uden manuel kalenderstyring, hvilket sikrer en helhedsorienteret tilgang til borgerens forløb.
- Digitalt check-in: En professionel modtagelse via digitalt check-in ved ankomst har yderligere strømlinet flowet på jobcentret og givet bedre overblik i realtid.
Mere velfærd gennem mindre administration
Implementeringen har resulteret i en mere effektiv og struktureret hverdag for medarbejderne. Ved at automatisere de administrative rutiner har rådgiverne fået frigivet ressourcer til at fokusere på deres egentlige kerneopgave: rådgivning og borgerkontakt.
Den øgede fleksibilitet har haft en direkte positiv indvirkning på borgertilfredsheden. Borgerne oplever mindre ventetid og en større grad af frihed i deres planlægning, hvilket har styrket deres motivation i beskæftigelsesforløbet. Casen fra Aalborg Kommune står i dag som et stærkt bevis på, hvordan WFP kan skabe gennemsigtighed, reducere spildtid og optimere sagsbehandlingen på tværs af hele organisatione
Københavns Kommune (Socialforvaltningen)
Socialforvaltningen i Københavns Kommune har transformeret deres borgerservice ved at implementere WorkForce Planner. Ved at give borgerne direkte indflydelse på deres egen mødeplanlægning har kommunen både styrket borgernes selvstændighed og frigivet betydelige administrative ressourcer hos sagsbehandlerne.
Odense Kommune
Odense Kommune går forrest i digitaliseringen af den offentlige sektor ved at bygge et fleksibelt it-landskab. Gennem integrationen af WorkForce Planner (WFP) og KMD Momentum har kommunen skabt en platform, der håndterer over 40.000 årlige borgere gennem specialiserede, digitale værktøjer.
A&Til A-Kasse
Digitalisering handler i sin essens om at skabe reel værdi. For a-kassen A&Til betød overgangen til et nyt bookingsystem, at de på få måneder kunne øge antallet af afholdte jobsamtaler markant – helt uden at ansætte flere medarbejdere eller løbe hurtigere. Hemmeligheden? Et opgør med manuel kalenderstyring.
Familieretshuset
Familieretshuset har sammen med Edora digitaliseret en af deres mest kritiske administrative processer. Ved at implementere WorkForce Planner (WFP) til mødebooking for 700 brugere, har myndigheden skabt en løsning, der både sikrer retssikkerheden og frigiver ressourcer til sagsbehandling med fokus på barnets bedste.
Færdselsstyrelsen
Færdselsstyrelsen og Edora er netop nu ved at udvikle en ny, omfattende digital platform, der skal fremtidssikre og samle administrationen af landets teori- og køreprøver.
Sundhedscenter Viborg
Viborg Kommune har implementeret WorkForce Planner (WFP) som deres centrale bookingsystem i Sundhedscenteret. Ved at integrere løsningen direkte med omsorgssystemet KMD Nexus har kommunen skabt en sammenhængende digital infrastruktur, der sparer tid for medarbejderne og...
Gladsaxe Kommune
Strategisk ressourceoptimering og øget borgerværdi gennem WFP Kultur & Fritid.
Vejen Kommune
Sikker og friktionsløs adgang til behandlingstilbud for børn og unge.
Lad os tage en direkte snak
Uanset om I er klar til at gå i gang, eller blot ønsker at høre mere — så har vi sandsynligvis løst det før. Ring, skriv eller udfyld formularen, så tager vi en uforpligtende dialog.
Michael Kreilgaard
Head of Workforce Planner | Edora Software
