Øget medbestemmelse og færre udeblivelser i Socialforvaltningen
Socialforvaltningen i Københavns Kommune har transformeret deres borgerservice ved at implementere WorkForce Planner. Ved at give borgerne direkte indflydelse på deres egen mødeplanlægning har kommunen både styrket borgernes selvstændighed og frigivet betydelige administrative ressourcer hos sagsbehandlerne.
Manuel koordinering og sårbare forløb
Socialforvaltningen i Københavns Kommune bestræber sig konstant på at levere den højest mulige service, men komplekse sagsgange og manuel mødekoordinering lagde tidligere et stort beslag på sagsbehandlernes tid. Udfordringen var at finde en balance, hvor borgerne fik større medbestemmelse over deres forløb, samtidig med at risikoen for udeblivelser blev minimeret – især inden for specialiserede områder som stof- og rusmiddelbehandling, hvor stabil kontakt er afgørende for borgerens trivsel.
En innovativ selvbetjeningsrejse
Løsningen blev implementeringen af WorkForce Planner (WFP) med fokus på en sømløs selvbetjeningsrejse. Systemet fungerer som en innovativ bro mellem borger og forvaltning gennem tre centrale funktioner:
- Selvbooking med medbestemmelse: Borgeren vælger selv en tid, der passer ind i deres hverdag, hvilket øger engagementet og følelsen af ejerskab over eget forløb.
- Direkte Outlook-integration: Når en borger booker en tid, sendes mødeindkaldelsen automatisk til sagsbehandlerens kalender. Det eliminerer behovet for manuel koordinering.
- Intelligent påmindelsesservice: Systemet udsender automatisk SMS-påmindelser, hvilket er en nøglefaktor i at reducere spildtid som følge af glemte aftaler.
Henrik Velin, Enhedschef i Socialforvaltningen, forklarer tankegangen:
”Med WorkForce Planner er ideen, at når en borger selvbooker en aftale, der passer ind i deres hverdag, så mindsker vi risikoen for udeblivelser. Alt i alt skal sagsbehandlerne have mere tid til de vigtige opgaver, der omhandler borgerne.”
1.000 påmindelser og frigivne ressourcer
Implementeringen har vist sig at være en markant succes for borgerservicen. Alene i løbet af september måned blev der gennemført 200 selvbookinger, understøttet af 1.000 automatiserede SMS-påmindelser.
Resultatet er en mere effektiv ressourceudnyttelse og en betydelig reduktion i sagsbehandlernes administrative opgaver. Ved at automatisere de tekniske detaljer i mødeplanlægningen har Socialforvaltningen sikret, at medarbejderne kan bruge deres tid på det, der virkelig betyder noget: den direkte støtte og behandling af borgeren.
Konkrete gevinster ved løsningen:
- Specialiseret støtte: Særligt mærkbart inden for stof- og rusmiddelbehandling, hvor tilgængelighed er altafgørende.
- Øget borgerinddragelse: Borgerne får direkte indflydelse på deres egen behandlingsplan.
- Markant færre udeblivelser: Automatiseret SMS-service sikrer, at flere møder gennemføres.
- Administrativ lettelse: Slut med manuel tastning og telefonisk koordinering af tider.
Aalborg Kommune
Aalborg Kommune har transformeret deres beskæftigelsesindsats ved at erstatte tunge administrative processer med digital selvbetjening. Ved at implementere WorkForce Planner har kommunen givet rådgiverne deres tid tilbage og skabt en borgeroplevelse baseret på fleksibilitet og selvstændighed.
Odense Kommune
Odense Kommune går forrest i digitaliseringen af den offentlige sektor ved at bygge et fleksibelt it-landskab. Gennem integrationen af WorkForce Planner (WFP) og KMD Momentum har kommunen skabt en platform, der håndterer over 40.000 årlige borgere gennem specialiserede, digitale værktøjer.
A&Til A-Kasse
Digitalisering handler i sin essens om at skabe reel værdi. For a-kassen A&Til betød overgangen til et nyt bookingsystem, at de på få måneder kunne øge antallet af afholdte jobsamtaler markant – helt uden at ansætte flere medarbejdere eller løbe hurtigere. Hemmeligheden? Et opgør med manuel kalenderstyring.
Familieretshuset
Familieretshuset har sammen med Edora digitaliseret en af deres mest kritiske administrative processer. Ved at implementere WorkForce Planner (WFP) til mødebooking for 700 brugere, har myndigheden skabt en løsning, der både sikrer retssikkerheden og frigiver ressourcer til sagsbehandling med fokus på barnets bedste.
Færdselsstyrelsen
Færdselsstyrelsen og Edora er netop nu ved at udvikle en ny, omfattende digital platform, der skal fremtidssikre og samle administrationen af landets teori- og køreprøver.
Sundhedscenter Viborg
Viborg Kommune har implementeret WorkForce Planner (WFP) som deres centrale bookingsystem i Sundhedscenteret. Ved at integrere løsningen direkte med omsorgssystemet KMD Nexus har kommunen skabt en sammenhængende digital infrastruktur, der sparer tid for medarbejderne og...
Gladsaxe Kommune
Strategisk ressourceoptimering og øget borgerværdi gennem WFP Kultur & Fritid.
Vejen Kommune
Sikker og friktionsløs adgang til behandlingstilbud for børn og unge.
Lad os tage en direkte snak
Uanset om I er klar til at gå i gang, eller blot ønsker at høre mere — så har vi sandsynligvis løst det før. Ring, skriv eller udfyld formularen, så tager vi en uforpligtende dialog.
Michael Kreilgaard
Head of Workforce Planner | Edora Software
