Fra manuelle Excel-ark til digital helhedsløsning

Viborg Kommune har implementeret WorkForce Planner (WFP) som deres centrale bookingsystem i Sundhedscenteret. Ved at integrere løsningen direkte med omsorgssystemet KMD Nexus har kommunen skabt en sammenhængende digital infrastruktur, der sparer tid for medarbejderne og løfter servicen for borgerne.

Udfordringen: Fragmenterede processer og manglende overblik

Før implementeringen af WorkForce Planner var Sundhedscenteret i Viborg præget af forskellige arbejdsgange på tværs af de enkelte teams. Selvom man havde ambitioner om en ensartet borgerkontakt, var hverdagen udfordret af:

• Manuelle værktøjer: Mange teams styrede holdtræning og borgeraftaler via komplekse Excel-ark og håndskrevne sedler.
• Dobbeltarbejde: Informationer om aftaler skulle tastes manuelt flere steder, hvilket var tidskrævende og øgede risikoen for fejl.
• Manglende ressourceudnyttelse: Der manglede et samlet digitalt overblik over ledige lokaler og personalets kompetencer, hvilket gjorde det svært at optimere husets kapacitet.
• Høj administrativ byrde: Ved sygdom eller afbud skulle medarbejderne bruge betydelige ressourcer på at finde og kontakte borgere manuelt.

En “Big Bang”-opstart i Sundhedscenteret

Viborg Sundhedscenter valgte en ambitiøs implementeringsstrategi, hvor man den 1. oktober gik live i alle sundhedscenterets teams samtidigt – en såkaldt “Big Bang”-model. Dette sikrede en hurtig overgang til de nye fælles standarder. Løsningen blev bygget op omkring fire tekniske hjørnesten:

• To-vejs integration til KMD Nexus: WFP henter automatisk indsatser og medarbejderdata fra Nexus. Når en aftale bookes i WFP, oprettes den automatisk i Nexus-kalenderen, og det relevante indsatsbrev og SMS-påmindelse sendes direkte til borgeren.
• Kapacitets- og ressourcestyring: En komplet digitalisering af lokaler og medarbejdernes kompetencer sikrer, at komplekse bookinger (f.eks. hold med både §119 og §140 borgere) håndteres automatisk.
• Intelligent kommunikationsflow: Systemet sender automatiske påmindelser 48 og 24 timer før mødetid, samt 15 minutter før videokonsultationer med direkte link. For at sikre fuldt overblik sendes der også automatiske beskeder ved aflysninger og ombookinger, ligesom medarbejderen får besked med det samme, når borgeren ankommer og tjekker ind i centret.
• Fælles arbejdsgang: Ved at ensrette alt fra rygestopskurser til stresssamtaler i ét system, kan receptionen og kollegaer nu hjælpe hinanden på tværs af teams ved sygdom eller fravær.

“Det er en meget nemmere og tidsbesparende bookingproces. Mange arbejdsgange er slået sammen til én, da booking af en aftale nu automatisk kobler Nexus-indsats, brev og SMS-påmindelse på.” — Lene Kromann, Fysioterapeut, Viborg Kommune.

Tidsbesparelse og bedre borgeroplevelse

Efter de første 7,5 måneder har Viborg Sundhedscenter allerede rundet 10.000 bookinger i det nye system. De foreløbige gevinster er markante:

Datakonsistens: Ved at lade systemerne tale sammen er dokumentationen altid korrekt i Nexus, uden at medarbejderen skal foretage sig yderligere.

Massiv tidsbesparelse: Viborg estimerer en besparelse på 3–5 minutter pr. aftale. Alene i ét team svarer det til ca. 340 timer om året, som nu kan bruges på kerneopgaven: borgerkontakten.

Færre udeblivelser: Især i Team Screening har de automatiske SMS-påmindelser reduceret antallet af borgere, der glemmer deres aftaler, markant.

Bedre udnyttelse af lokaler: Med et samlet overblik har man kunnet indrette lokalerne mere fleksibelt, så de kan bruges til både fysisk træning, intime stresssamtaler og online-møder.

Mod selvbetjening og automatisk check-in

Viborg Kommune er kun lige begyndt. Næste skridt i deres digitale rejse inkluderer:

• Selvbooking og ombooking: Borgerne får ejerskab over deres egne forløb ved selv at kunne flytte eller booke tider online.
• Digitalt fremmøde: Integration af skærme i venteværelset, så borgeren checker ind med sundhedskortet, hvorefter terapeuten får besked direkte på skærmen og i Nexus.

Faktaboks: Viborg-casen i tal

• Antal indbyggere: Ca. 100.000
• System-omfang: Fra 30 til 140 mødetyper integreret med Nexus.
• Volumen: Over 10.000 bookinger siden 1. oktober.
• Besparelse: Estimeret 3-5 minutter pr. booking.