A&Til opnår dokumenteret effektivisering på 23 % med WFP

Manuel planlægning kostede tid og ressourcer

Før 2025 benyttede A&Til sig af klassisk ”blokplanlægning”. Det betød, at a-kassens planlæggere brugte store mængder tid på manuelt at oprette, administrere og vedligeholde tider, som medlemmerne efterfølgende kunne booke sig ind på.

Denne manuelle tilgang var ikke kun administrativt tung; den var også ufleksibel. Den udnyttede ikke jobkonsulenternes reelle kapacitet optimalt og gjorde det sværere at sikre en jævn fordeling af samtaler i løbet af ugen. For at kunne hjælpe medlemmerne bedst muligt, var der brug for en smartere måde at forbinde medlemmernes behov med konsulenternes kalendere.

Fra “blokplanlægning” til “hvid tid” med WFP

I februar 2025 implementerede A&Til et nyt bookingsystem – WFP (Workforce Planning) – i et tæt og løsningsorienteret samarbejde med Edora og Lasse Just.

Opskriften på forandringen var egentlig simpel, men effekten var enorm: A&Til overgik til at frigive konsulenternes kalendere som ”hvid tid”. Det betød, at WFP-systemet overtog maskinrummet i planlægningen. I stedet for faste blokke kan medlemmerne nu booke samtaler direkte på de tidspunkter, hvor den enkelte jobkonsulent rent faktisk har ledig tid i sin Outlook-kalender.

23 % flere samtaler med samme bemanding

Allerede få måneder efter implementeringen talte dataene deres eget tydelige sprog. En sammenligning af antallet af jobsamtaler fra april til oktober i henholdsvis 2024 og 2025 viser en markant og dokumenteret stigning på hele 23 %.

Det mest opsigtsvækkende ved dette resultat er, at forudsætningerne er uændrede: A&Til har ikke ansat flere medarbejdere, de har ikke fået flere ledige medlemmer, og serviceniveauet er præcis lige så højt som før. Forskellen ligger udelukkende i, at it-systemet nu understøtter en smartere arbejdsgang.

Konkrete gevinster ved løsningen:

• Langt bedre ressourceudnyttelse: Planlægningen er automatiseret, og spildtiden er minimeret.
• Øget brugervenlighed: Det er blevet meget nemmere for medlemmerne at finde og booke den rigtige tid.
• Bedre arbejdsmiljø: Samtalerne er nu fordelt mere jævnt hen over hele ugen, hvilket fjerner flaskehalse.

“Vi gennemfører markant flere samtaler, fordi systemet hjælper os med at arbejde mere effektivt og enkelt. Det har gjort en konkret forskel i vores hverdag med langt bedre udnyttelse af tiden og en nemmere proces for medlemmerne.” – Kasper Kyed, adm. direktør, A&Til

Dette er digitalisering, når det virker allerbedst: Enklere processer og bedre service – uden at medarbejderne skal løbe hurtigere.